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Eine Kommune vergleichbar mit einem mittelständischen Unternehmen? Zumindest was die Anforderungen an eine geeignete EDV-Software betrifft, kann ein städtische Verwaltung voll von den heutigen Möglichkeiten und den neuesten Entwicklungen im Bereich „kaufmännische Software-Lösungen“ profitieren. So tut es der Fremdenverkehrsverein der Stadt Regensburg, der mit der BüroWARE eine „optimale Lösung“ gefunden hat, „die uns enorme Zeit- und Kosten-Einsparungen gebracht haben“, resümiert Alfred Helbrich, Fremdenverkehrsdirektor der bayerischen Metropole, die als besterhaltene mittelalterliche Stadt Deutschlands auch weltweit Kulturruf genießt.
Regensburg hat im Bereich Stadttourismus in den letzten Jahren und Jahrzehnten einen rasanten Aufstieg hinter sich. „Castra Regina“, so der lateinische Name der ehemaligen Hauptstadt Bayerns, hat heute mit jährlich mehr als 600.000 Übernachtungen (Anfang der 90er Jahre waren es noch 450.000) , ca. 7500 gebuchten Stadtführungen und um die 16.000 Prospektanfragen zur Stadt in der Tat einen großen Stellenwert in der bayerischen und deutschen Tourismuslandschaft. „Auf hohe Angebotsqualität und Gästezufriedenheit wird besonders großer Wert gelegt“, erläutert Alfred Helbrich. „Beispielsweise sind von den angebotenen 4000 Hotelbetten 1700 im 4-Sterne-Bereich. Die meisten sind inhabergeführte mittelständische Häuser, die individuelle Atmosphäre gewährleisten“.
Insgesamt gesehen hat sich Regensburg in der Tourismus-Statistik des Landes Bayern weit nach vorne geschoben. Die 140.000-Einwohnerstadt sticht inzwischen sogar das große Würzburg aus und liegt damit landesweit auf Platz 3. Nur die ungleich größeren Städte München und Nürnberg liegen rein zahlenmäßig in der Tourismusstatistik noch vor der Donau-Schönheit., die „hoffentlich bald auch zum ‚UNESCO-Weltkulturerbe’ gehört“, hofft Alfred Helbrich. Mit 1,5 Mio. Tagesbesuchern gehört Regensburg auch deutschlandweit zu den Touristik-Highlights. Und ehrgeizige Ziele und Vorhaben für die Zukunft stehen im Raum: „2010 wollen wir Kulturhauptstadt werden. Unsere Bewerbung dafür läuft und die Entscheidung wird noch 2004 fallen“, blickt Alfred Helbrich hoffnungsvoll auf einen bedeutenden neuen Imagegewinn für die Stadt. Als weiteren „noch fehlenden Magneten für mögliche Gäste“ sieht er „ein Kultur- und Kongress-Zentrum an der Donau, dass derzeit intensiv diskutiert wird.“
Gestiegen mit dem Erfolg in der touristischen Vermarktung der Stadt sind die Anforderungen hinsichtlich Verwaltung und Organisation . Die Bewältigung eingehender Anfragen, Reservierungen und Buchungen gehören hierzu ebenso wie die Planung von Veranstaltungen, Zeit- und Personalplanungen für Stadtführungen oder der Karten(vor)verkauf bei Konzerten der weltbekannten „Regensburger Domspatzen“. Hier setzt der Fremdenverkehrsverein Regensburg seit Ende der 90er Jahre auf die BüroWARE. Max Eberl, Buchhalter und IT-Verantwortlicher des Fremdenverkehrsvereins Regensburg, erinnert sich:
„Wir waren damals auf der Suche nach einem geeigneten Kassensystem für unsere Touristeninformation. Dieses sollte einerseits die zentrale, komfortable Organisation und Abrechnung von Stadtführungen ermöglichen, andererseits einen einfachen und schnellen Weg zur Beantwortung und Bearbeitung von Prospektanfragen bieten. Bis zu diesem Zeitpunkt waren bei uns lediglich NCR-Kassen im Einsatz. Zunächst liebäugelten wir nun mit einer DOS-basierten Lösung aus dem Hause Alphatron. Dieses System war damals auch bei der Stadt München im Einsatz, wo wir uns auch eingehend über selbiges informiert haben hinsichtlich Sicherheit, Stabilität und Funktionalität. Dann stellte uns Herr Wieland von der Firma Nora, der uns bereits ein System zur Finanzbuchhaltung empfohlen und installiert hatte, die kaufmännische Softwarelösung BüroWARE als ‚stabiles, modernes Programm mit einheitlicher Systemwelt’ vor – und damit ganz andere, unvergleichlich komfortablere und flexiblere Möglichkeiten. Der Umstieg auf die windowsbasierte BüroWARE mit ihren individuellen Anpassungsmöglichkeiten war damit so gut wie klar. Eine solche flexible Lösung erschien ja äußerst sinnvoll bzw. notwendig angesichts der komplexen Anforderungen, die im Laufe der Jahre hinzugekommen waren und immer wieder hinzukommen.“
Zudem war (und ist) man beim Fremdenverkehrsverein Regensburg mit der Betreuung durch Herrn Wieland hochzufrieden. Die „hervorragende und problemlose Betreuung vor Ort ist bei einer solch sensiblen, verantwortungsreichen Entscheidung ein gewichtiges Argument. Und da hatten wir ja bereits beste Erfahrungen gemacht mit Herrn Wieland und seiner IT-Firma Nora“, findet Max Eberl lobende Wort für unseren BüroWARE-Partner aus Regensburg.
Die Anforderungen des Fremdenverkehrsvereins waren und sind vergleichbar mit denen einer „normalen“ Firma. Insofern war die BüroWARE die genau passende Lösung. Konkret benötigt wurden Lösungen für die Verwaltung, Bestellmöglichkeiten, Rechnungsstellung etc., also die üblichen Bereiche einer EDV für Unternehmen. Als Hardwarestationen gibt es im Regensburger Fremdenverkehrsverein 3 Online-Kassen, 3 PCs in der Stadtführungsverwaltung für Bestellungen und Zeitkontingentverwaltung, die Prospektverwaltung, wofür noch eine Internet- oder B2B-Lösung auf der Wunschliste stehen, sowie eine Arbeitsstation im Vorzimmer.
Als erstes wurde die BüroWARE nun von der offiziellen für städtische IT-Belange zuständigen Stelle auf Herz und Nieren geprüft. Denn ohne deren Zustimmung darf nichts installiert werden im städtischen EDV-Netz. Beim Gespräch mit den IT-Verantwortlichen der Stadt standen zentral die Punkte „Systemwelt“, Kosten und Betreuung auf dem Prüfstand. Zu den Besonderheiten und zentralen Themen bei der individuellen Anpassung und Installation der BüroWARE gehörten die „Zugangsberechtigungen“ und die „Sicherheitsstandards“, die von der Stadt eingeführt worden waren. Der Server mit allen Daten steht bei der Stadt und ist an das dortige Sicherungssystem angebunden. Dadurch kann hierüber die gesamte Technik laufen, weshalb im Verein hierfür kein eigenes Know-how mehr benötigt wird. Auch die Anbindung an die vorhandene Fibu-Schnittstelle (Addisson) war kein Problem. „Aber das ist ja bekannt, mit der BüroWARE müssen wir uns nicht vor anderen Applikationen fürchten“, hebt Gerhard Wieland die für Anwender und Fachhändler gleichermaßen vorteilhafte schnelle Integrierbarkeit der BüroWARE hervor. „Die vielfach gegebene Systemkompatibiltät der BüroWARE mit anderen Softwarebausteinen sowie viele speziell entwickelte Schnittstellenlösungen vereinfachen und beschleunigen in vielen Fällen die Installation – und die Entscheidung der Anwender für die BüroWARE. Möglichst geringer Zeitaufwand bei der Implementierung und möglichst wenig „Reibung“ mit anderen Komponenten im System sind halt entscheidende Argument für viele Anwender bei der Wahl einer kaufmännischen Softwarelösung.
„Zum einen ging es um die Verwaltung der Zeitkontingente unserer Stadtführer. Diese reichen uns die Zeiten ein, zu denen sie für Stadtführungen verfügbar sind. Die Zeiten werden jetzt mit der BüroWARE bis 14 Tage vor Terminen gepflegt und fest gemacht. Früher war hierfür ein hoher Personalaufwand nötig, mit dem BüroWARE OfficePlaner ist die Termin- und Zeitsteuerung jetzt schnell und einfach erledigt. Das funktioniert hervorragend“, zeigt sich Alfred Helbrich „bestens zufrieden“ mit der neuen Lösung. Der Verein verwaltet über die BüroWARE 130 Führer und 7500 Stadtführungen jährlich und bildet auch den gesamten Kreditbereich über die SoftENGINE-Software ab.
„Auch im Kassenbereich, wo wir ganz aktuell die neue Version BüroWARE Warenwirtschaft 4.3 einsetzen, sind die Vereinfachungen und Zeitgewinne beim Konzertkartenverkauf enorm“, ergänzt Max Eberl. „Anfangs hatten wir hier Probleme bei den Artikelnummern. Die Eintrittskarten bekommen immer eine Nummer, unterschieden nach Rang, Kostenklasse etc. Die Bereiche sind hier schnell erschöpft. Der eigentliche Knackpunkt war die Reorganisation der Daten und das Überspielen der Daten zum Zentralserver. Es waren einfach zu viele, als dass man alle Daten über Nacht in einem Rutsch zum Server hätte „herüberschieben“ können. Das dauerte bedingt durch die Entfernung zum städtischen Server (der steht einige Kilometer entfernt) länger als 16 Stunden. Die Information und der Verkauf der Karten läuft aber täglich von 9.00 – 18.00 Uhr. Dieses Problem wurde jetzt über Online-Serverprozesse gelöst, wodurch alles viel schneller fertig ist. Das klappt nun absolut reibungslos. Dass Herr Wieland hierbei auch die umfangreichen Erfahrungen in der Händlerschaft (Zusammenarbeit mit VSD) zurückgreifen konnte, spricht für die Software-Familie BüroWARE bzw. deren Hersteller SoftENGINE“.
Für die Zukunft geplant ist, die Zimmerreservierungen aller Hotels, egal welcher Größe und Kategorie, über das Internet zu steuern und buchbar zu machen. Dies soll alles über die Homepage der Stadt www. Regensburg.de laufen. Der Verein soll hierbei von jeder Buchung eine gewisse Provision erhalten. „Wir sind gerade dabei, dem Verein ein System zur Zimmerverwaltung zu konzipieren, das wir in Kürze vorstellen werden. Wichtig ist hier die Buchbarkeit über Internet und die Zimmerverwaltung. Ziel ist natürlich, die fehleranfällige und unnötig arbeitsaufwendige Zettelwirtschaft durch ein modernes, effizientes System zu ersetzen. Wie genau dieses System aussehen wird und wann es eingeführt wird, ist noch nicht entschieden. Fest geplant ist hingegen bereits jetzt das Upgrade auf die ganz neue Software-Generation BüroWARE 5.0.
Im Rückblick sieht Max Eberl den „damaligen Wechsel auf die BüroWARE und multifunktionale Arbeitsplätze, die auch anderen, neuen Anforderungen gerecht werden, als Einstieg in eine ganz neue Ära in unserer EDV. Letztendlich entscheidend ist, dass die Mitarbeiter schnell und einfach damit arbeiten können und damit die Kunden schneller betreuen können. Und das ist mit dem Einsatz der BüroWARE und der guten Betreuung durch Herrn Wieland voll gelungen!“
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