Referenzbericht: J. Schmalz GmbH

IT-Notfallmanagement erfolgreich ins Tagesgeschäft integrieren

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Die Ausgangssituation

Mit der zunehmenden Digitalisierung in Industrie-4.0-Umgebungen steigen auch die Risiken durch IT-Ausfälle und Datenverlust. Auch bei Schmalz führten konkrete „Beinahe-Katastrophen” im Umfeld dazu, dass die Themen IT-Sicherheit, Datenschutz und Notfallmanagement vom Randthema zur Managementpriorität wurden. Eine interne Awareness-Kampagne deckte Schwächen bei der Vorbereitung, den Zuständigkeiten und der operativen Reaktionsfähigkeit auf. Gleichzeitig wurde klar, dass ein schwerer Ausfall nicht nur das Headquarter, sondern auch die weltweit angebundenen Tochtergesellschaften treffen und somit direkte Folgen für Produktivität und Handlungsfähigkeit haben würde.

Fazit:

Schmalz zeigt, dass IT-Notfallmanagement nur dann wirksam wird, wenn es nicht als separates Dokumentationswerk, sondern als Prozess im Alltag betrieben wird. Mit EcholoN wurden Notfallprozesse, Verantwortlichkeiten, Aktualisierungspflichten und Reporting in ein durchgängiges System integriert. Das Ergebnis ist ein belastbarer, prüfbarer und dauerhaft gepflegter Notfallbetrieb mit der klaren Perspektive, das Konzept zum globalen Business Continuity Management auszubauen.

Über die J. Schmalz GmbH

Die J. Schmalz GmbH ist ein international tätiger Spezialist für Vakuumtechnik in den Bereichen Handhabung und Automatisierung. Das Unternehmen unterstützt industrielle Kunden mit Komponenten und Systemlösungen für effiziente, sichere und automatisierte Prozesse.

„Das hat hervorragend funktioniert. So konnten wir sicherstellen, dass unser IT-Notfallmanagementsystem stets aktuell bleibt und ‚lebt‘."

Hermann Huber
Datenschutz- und Notfallmanagementbeauftragter, J. Schmalz GmbH

Ziele und Herausforderungen

IT-Notfallmanagement fest im Tagesgeschäft verankern:
Notfallprozesse sollen nicht „nebenbei“ laufen, sondern verbindlich gepflegt werden.

Aktualität der Dokumentationen sicherstellen:
Veraltete Notfall-Dokus als größtes Risiko konsequent vermeiden.

Klare Verantwortlichkeiten & Stellvertretungen:
Prozessverantwortliche, Vertretungen und Dienstleister eindeutig zuordnen.

Prüf- und auditfähige Nachweise liefern:
Nachvollziehbarkeit und Reportfähigkeit für Management und Wirtschaftsprüfer.

Schnelle operative Umsetzbarkeit:
Vom Konzept zügig in eine funktionierende, gelebte Prozessroutine kommen.

Lösungsansatz mit EcholoN

Um das Notfallmanagement ohne Systembruch in den Alltag zu integrieren, nutzte Schmalz das bestehende Service-Management-System EcholoN. Dazu wurden kritische IT-Systeme als Business Services angelegt, Notfallprozesse strukturiert abgebildet und die zugehörigen Dokumentationen direkt durch die verantwortlichen Administratoren ergänzt. Innerhalb von rund fünf Monaten wurden etwa 200 Notfallprozesse im System modelliert, Rollen (Verantwortliche, Stellvertretungen, Dienstleister) zugeordnet und anschließend in die Linienorganisation übergeben. Dadurch wurde das Notfallmanagement nicht als separates Tool betrieben, sondern als steuerbarer und prüfbarer Prozess im bekannten System verankert.

Wesentliche Maßnahmen

Kritische IT-Systeme als Business Services in EcholoN abgebildet und mit Notfallprozessen verknüpft.

Rund 200 Notfallprozesse systemseitig modelliert und an Verantwortliche / Stellvertreter / Dienstleister verteilt.

Erinnerungsfunktion umgesetzt: halbjährliche Aufforderung zur Aktualisierung, damit Prozesse „offen“ und aktuell bleiben

Qualitätsprüfung etabliert: Notfallbeauftragter erhält Vorgänge zur Kontrolle vor dem nächsten Zyklus

Reporting genutzt: tagesaktuelle Notfallübersicht und standardisierte Reports per Reportgenerator auf Knopfdruck

Ergebnisse und Mehrwert

  • Notfallmanagement im Tagesgeschäft verankert:
    Prozesse bleiben „lebendig“, weil Aktualisierung systemseitig eingefordert wird.
  • Aktuelle, belastbare Dokumentationen:
    weniger Risiko durch veraltete Informationen im Ernstfall.
  • Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit:
    klare Zuständigkeiten, Historien und Bearbeitungsstände pro Notfallprozess.
  • Qualitätssicherung durch Prüf-Workflow:
    Kontrolle vor dem nächsten Zyklus verhindert blinde Flecken.
  • Tagesaktueller Notfallprozess-Ordner auf Knopfdruck:
    Reportgenerator liefert jederzeit prüffähige Übersichten.
  • Bessere Audit- und Compliance-Fähigkeit:
    solide Basis für ISMS/ISO-27001-Perspektive und weitere Nachweise.
  • Skalierbarer Ansatz:
    geeignet für globalen Rollout und Erweiterung Richtung Business Continuity Management.

Über EcholoN

EcholoN ist eine modulare Service-Management-Plattform von mITsolutions zur Steuerung von IT- und Business-Prozessen inklusive Workflowsteuerung, Dokumentation, Eskalationen und Reporting. Mit EcholoN können Unternehmen Prozesse durchgängig abbilden, Transparenz schaffen und operative Abläufe nachhaltig standardisieren.

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