Referenzbericht: REPA – GEV GmbH

Mit EcholoN zu durchgängigen Serviceprozessen und effizienter Ersatzteilversorgung

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Die Ausgangssituation

Für REPA-GEV, Europas führenden Großküchen-Ersatzteilspezialisten und Exklusivpartner von McDonald’s Deutschland, ist ein stabiles, skalierbares und durchgängig digitales Servicemanagement geschäftskritisch. Das bisherige Service-Modul des ERP-Systems war jedoch in Bezug auf Funktionstiefe, Automatisierung und Datenintegration stark limitiert.

Wesentliche Anforderungen wie automatisierte Serviceabläufe, elektronische Auftragsübergaben, zuverlässige Datenflüsse zu externen Partnern, eine einheitliche Überwachung der Reaktionszeiten und flexible Workflows ließen sich nicht umsetzen. Mit wachsenden Servicevolumina und steigenden SLA-Anforderungen wurde klar: Das Altsystem konnte den Ansprüchen eines modernen, kollaborativen Serviceprozesses nicht mehr gerecht werden.

Die Serviceorganisation benötigte eine zentrale Plattform, die den hohen Anforderungen der McDonald’s Systemgastronomie sowie den internen Abläufen von REPA-GEV gerecht wird.

Fazit:

Mit EcholoN hat REPA-GEV eine robuste und skalierbare Servicemanagement-Infrastruktur geschaffen, die komplexe Multi-Partner-Prozesse zuverlässig abbildet. Die Zusammenarbeit von McDonald’s, REPA – GEV und externen Technikern erfolgt heute digital, transparent und mit hoher Prozessqualität. Die Plattform unterstützt nicht nur die Ersatzteilversorgung, sondern steigert auch nachweislich die Servicegeschwindigkeit, die Wirtschaftlichkeit und die Kundenzufriedenheit.

Über REPA – GEV GmbH

Die REPA-GEV Großküchen-Ersatzteil-Vertrieb GmbH ist Europas führender Händler für Ersatzteile in der professionellen Großküche. Über eine hochmoderne Logistik werden mehr als 85.000 Artikel von 700 Herstellern an über 7.500 Fachhändler und Servicedienstleister geliefert. Als zentraler Servicepartner von McDonald’s Deutschland ist REPA-GEV außerdem für die Steuerung der Ersatzteilversorgung und technischer Serviceprozesse in über 1.400 Restaurantbetrieben verantwortlich.

„An der Stelle merkte man einfach, dass EcholoN den übrigen Servicelösungen in funktionalem und technischem Reifegrad einiges voraus hat."

Matthias Göttler
Projekt- und Serviceleiter, REPA – GEV GmbH

Ziele und Herausforderungen

Ablösung eines unflexiblen ERP-Service-Moduls

Automatisierte Übergaben an externe Dienstleister

Digitalisierung von Serviceberichten und Abrechnungsprozessen

Durchgängige Workflows über mehrere Organisationen hinweg

SLA-konforme Reaktionszeiten und Ersatzteilbereitstellung

Einfache Bedienbarkeit für über 150 Anwender

Datenkonsistenz und transparente Auswertungen

Lösungsansatz mit EcholoN

EcholoN wurde als zentrale Serviceplattform implementiert, um alle relevanten Serviceabläufe digital abzubilden. Im Vordergrund stand dabei eine klare Prozesslogik: Störungen der Restaurants werden zentral über REPA-GEV entgegengenommen, fachlich geprüft und anschließend über EcholoN an zertifizierte Servicepartner weitergeleitet.

Die Implementierung erfolgte in nur drei Monaten. Es umfasste die Datenanbindung an das ERP, den Aufbau der Workflows, die Einrichtung des Eskalationsmanagements, die Reorganisation von Ticket- und Kommunikationsprozessen sowie die Integration digitaler Arbeitsberichte. Seitdem ermöglicht EcholoN die nahtlose Zusammenarbeit zwischen McDonald’s, REPA-GEV und den Servicedienstleistern – inklusive automatischer Weitergabe relevanter Störungsdetails, mobiler Bearbeitung und vollständiger Dokumentation.

Wesentliche Maßnahmen

Dreimonatige Einführung inklusive Prozessreorganisation

Integration in das ERP-System von REPA – GEV

Aufbau eines zentralen Collaboration-Workflows mit McDonald’s & Servicepartnern

Digitalisierte Auftragsvergabe und mobile Einsatzabwicklung

Implementierung einer Wissensdatenbank und technischer Dokumentationen

Elektronische Rechnungslegung auf Basis digitaler Serviceberichte

Einführung von Eskalationsmanagement & SLA-Monitoring

Step-by-Step-Rollout auf über 1.400 Restaurants

Ergebnisse und Mehrwert

  • Durchgängige, digitale Serviceprozesse
    Störungen, Aufträge, Dokumentation und Abrechnung laufen vollständig über EcholoN.
  • Schnellere Reaktionszeiten
    SLA-Überwachung, Eskalationen und Echtzeit-Informationen reduzieren Geräteausfälle deutlich.
  • Geringere Prozesskosten
    Automatisierte Abläufe ersetzen papierbasierte und manuelle Arbeiten.
  • Hohe Datenqualität
    Alle relevanten Service-Informationen werden zentral erfasst und sind effizient auswertbar.
  • Optimierte Ersatzteilversorgung
    Dank vollständiger Transparenz über Geräte, Störungen und Reparaturhistorien.
  • Skalierbarkeit
    Über 150 Anwender und zahlreiche Servicepartner arbeiten heute täglich in der Plattform.
  • 360°-Reporting
    Transparente Servicekennzahlen für McDonald’s, REPA – GEV und externe Partner.

„Heute sind alle Serviceprozesse messbar, nachvollziehbar und deutlich effizienter. EcholoN ist das Rückgrat unserer McDonald’s-Servicestruktur."

Alexander Wiegand
Geschäftsführer, REPA – GEV GmbH

Über EcholoN

EcholoN ist eine modulare Service-Management-Plattform, mit der Organisationen ihre komplexen Service- und Supportprozesse digitalisieren können. Von Incident Management über Workflow-Automation bis hin zu CMDB und Reporting verbindet EcholoN Transparenz, Flexibilität und eine hohe Integrationsfähigkeit – Made in Germany.

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